Mit dem einheitlichen Lohnmeldeverfahren ELM können Zeit und Geld bei administrativen Routinen in der Personaladministration eingespart werden. Vielen Unternehmen sind jedoch die Möglichkeiten von ELM noch zu wenig bekannt.

Die meisten Unternehmen und Organisationen verarbeiten die Löhne mittels Programmen. Ende Jahr werden die Lohnmeldungen für die Sozialversicherungen erzeugt, ausgedruckt und per Post an die verschiedenen Empfänger versandt. Diese erfassen die Lohndaten wiederum in ihren Systemen. Es liegt auf der Hand, dass dieses Vorgehen zeitaufwendig, teuer und erst noch fehleranfällig ist. Diese Erkenntnis führte zu grundlegenden Veränderungen in der Lohnadministration.

Die Digitalisierung hält Einzug

Der grosse Schritt in Richtung digitale Zukunft begann bereits 2007 mit der Lancierung des «Lohnstandards Schweiz», einer Innovation in der Kommunikation von Unternehmen mit Behörden und Versicherungen durch den Verein Swissdec. Dieses standardisierte Verfahren wurde in den folgenden Jahren kontinuierlich weiterentwickelt. Heute nutzen mehrere zehntausend Unternehmen und Organisationen ELM zur Übermittlung der Lohndaten. Die Voraussetzung für den Einsatz von ELM ist ein Lohnprogramm, welches den elek-tronischen Standard von ELM 4.0 unterstützt. Dies ist mittlerweile mit etlichen Lohnprogrammen möglich. Bei der Datenübermittlung per Mausklick werden die Informationen vom System auf Vollständigkeit hin geprüft. Sind die Daten unvollständig oder fehlerhaft, erhält der Benutzer Warn- oder Fehlerhinweise, und er hat die Möglichkeit, Ergänzungen oder Verbesserungen vorzunehmen.

Effizienzsteigerung im Treuhand

Für BDO, aber auch für ihre Kunden ist ELM ein wichtiger Schritt in die Zukunft. BDO verarbeitet über 1000 Lohnbuchhaltungen für ihre Kunden mit über 40 000 Lohnempfängern. Für die Lohnverarbeitung wird die Software von ABACUS eingesetzt. Diese unterstützt die Funktionalität von ELM. Ende Jahr werden zahlreiche AHV-Deklarationen, Lohnmeldungen an die Unfallversicherungen, Krankentaggeldversicherungen, Pensionskassen verarbeitet. Zusätzlich sind in gewissen Kantonen die Lohnausweise bei der Steuerverwaltung einzureichen. Die Effizienz der Prozesse, die Sicherheit der Datenübermittlung und die Termineinhaltung stehen bei der Jahresendverarbeitung im Vordergrund. Die AHV-Meldungen müssen jeweils bis 30. Januar bei den AHV-Ausgleichskassen eintreffen. Dank einer Optimierung der Prozesse und dem Einsatz von ELM kann dieser Termin eingehalten werden.

Fazit

Das einheitliche Lohnmeldeverfahren ELM bringt viele Vorteile. Die Lohmeldungen lassen sich effizient mit einem Mausklick übermitteln. Das System prüft die Datenübermittlung und verhindert, dass falsche oder unvollständige Daten übermittelt werden. Die Datensicherheit ist zudem gewährleistet, da die Übermittlung digital signiert und verschlüsselt erfolgt.