Publiziert am: Freitag, 14. August 2015

«Ein grosser Schritt vorwärts»

Wilken – Der Prozess für Einladungen zu Sitzungen des ­Schweizerischen Gewerbeverbands sgv wird stark vereinfacht.

Der sgv hatte bereits 2013 begonnen, neue Software-Lösungen zu evaluieren. Dies vor allem, um häufig wiederkehrende Arbeitsabläufe strukturiert und effizient abzubilden und die auf Inselsysteme verteilten Funktionalitäten der Adressverwaltung, der Abonnentenverwaltung und des Newsletter-Tools mit einer leistungsfähigen CRM-Lösung zu ersetzen. Das Ergebnis der Evaluation war eindeutig: Die One-to-One-Marketing-Lösung Wilken «E-Marketing Suite» zusammen mit dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) «InfoShare» von Kendox werden den definierten Anforderungen und spezifischen Bedürfnissen des sgv am besten gerecht.

Arbeitsablauf effizienter gestalten

Der sgv hat eine komplexe Organisationsstruktur mit einer Vielzahl an Organen und Gremien (wie etwa Arbeitsgruppen oder ständige Kommissionen), welche regelmässig zu Sitzungen eingeladen werden. Bis anhin wurde der Arbeitsablauf «Einladung zu Sitzung» ineffizient mit mehreren Medienbrüchen gehandhabt. In Zusammenarbeit mit Wilken wurde daher ein Modul für die «E-Marketing-Suite» entwickelt, um den Aufwand für Einladungen zu Sitzungen zu reduzieren. Hauptziel des Moduls ist es, den Arbeitsablauf effizienter und transparenter – durch den Überblick auf den Stand der Anmeldungen sowie der Möglichkeit des Nachfassens – zu machen.

Mit nur einem Klick

Direkt aus dem System heraus wird es möglich sein, unterschiedliche Empfängergruppen oder nach bestimmten Merkmalen ausgewählte Personen zu selektieren. Die ausgewählte Zielgruppe erhält anschlies­send automatisiert per E-Mail die entsprechende Einladung zu einer Sitzung, im Bedarfsfall verknüpft mit Links zum direkten Download von Dokumenten, und kann sich entweder in der E-Mail selbst oder in einer Web-Version im Browser mit einem Klick an- oder abmelden und wenn gewünscht einen Kommentar hinterlassen. Die zuständige Person beim sgv kann dann einen Bericht mit einer übersichtlichen Darstellung der Zu- und Absagen sowie der Kommentare anschauen und sich Teilnehmerlisten erstellen lassen. Zudem können an bestimmte Gruppen weitere E-Mails verschickt werden, beispielsweise für «säumige» Teilnehmer oder Nachrichten für den Zugriff auf Dokumente, die für die Sitzung benötigt werden.

Stephan Loeb, Verantwortlicher E-Communication und zuständiger Projektleiter beim sgv, sagt zum neuen Modul: «Der sgv hat so viele Organe und Gremien, welche jährlich drei- bis sechsmal zur Sitzung eingeladen werden. Da hat es sich angeboten, Wege zu suchen, diesen Arbeitsablauf zu optimieren. Das neue Modul stellt bezüglich Effizienz und Transparenz einen grossen Schritt vorwärts dar.»