Publiziert am: 09.12.2016

Smartphone ergänzt Lohnsoftware

AbaCliK von ABACUS – Dank der mobilen Datenerfassungslösung AbaCliK läuft beim Handelsunternehmen Tegro der gesamte Prozess der Arbeitszeiterfassung für Aussendienstmitarbeitende von A bis Z digital und ohne Medienbruch.

Das Handelsunternehmen Tegro aus dem zürcherischen Schwerzenbach nutzt die mobile Smartphone-App AbaCliK von ABACUS. Dank der mobilen Datenerfassungslösung läuft der gesamte Prozess der Arbeitszeit­erfassung für Aussendienstmitarbeitende von A bis Z digital und ohne Medienbruch. Dabei werden einerseits Papier und andererseits Zeit in der Personalabteilung gespart, da mit AbaCliK rund 4000 Rapportformulare pro Jahr wegfallen.

Zuverlässigkeit – das A und O

Die Grosshändlerin Tegro offeriert ein Sortiment mit Tausenden Produkten für die Autopflege und das Autozubehör. Für die Pflege der Gestelle mit den Tegro-Produkten in den Läden ist ein schweizweit tätiges Team von 35 auf Merchandising-Aufgaben spezialisierten Teilzeitmitarbeiterinnen unterwegs. Da ihre Einsatzzeiten stets variieren, ist eine zuverlässige Erfassung der geleisteten Arbeitszeiten unumgänglich. Ihre Stundenrapportierung sowie die Erfassung der gefahrenen Kilometer und Spesen erfolgt heute nicht mehr wie früher auf Papier, sondern digital auf einem Tablet-Rechner. Somit müssen die erfassten Daten nicht mehr in der Lohnabteilung händisch eingegeben werden, um sie elektronisch weiterverarbeiten zu können. Und auch die für Controllingzwecke benötigten Auswertungen über Kosten des Aussendienstes und Kundengruppen werden heute direkt aus der Software erstellt.

Der ganze Prozess von der Erfassung der Arbeitsstunden durch die Aussendienstlerinnen bis zur Weiterverarbeitung für die Lohnauszahlung mit Visierung durch den Vorgesetzten und das Controlling ist nun vollumfänglich digitalisiert, und die Administration ist weitgehend von manuellen Erfassungsarbeiten befreit.

Der nächste Schritt: 
Der Employee Self Service

Nach der erfolgreichen Digitalisierung des Datenerfassungsprozesses der Aussendienstmitarbeiterinnen wird als nächstes ein erster Em-
ployee-Self-Service-Prozess integriert. Die Lohnabrechnungen sollen sich im Mitarbeiterinnendossier abspeichern lassen, damit die Merchandiserinnen ihre eigenen Lohndaten über ihre mobilen Geräte abrufen können. Das spart den Weg zum Briefkasten und Tegro die Kosten für Frankatur und Papier. Schlägt auch diese Funktion ein, seien danach persönliche Änderungsmöglichkeiten bei Adresse, Konto, Zivilstand oder Ferienanträgen vorstellbar, meint Daniel Bienz, Geschäftsführer Finanzen bei Tegro.

Softwarehersteller: ABACUS Research AG

Daniel Bienz

Daniel Bienz, Geschäftsführer Finanzen Tegro AG: «Der ganze Prozess von der Datenerfassung durch die Merchandiserinnen über die Weiterverarbeitung für die Lohnabrechnung bis zur Aufbereitung der Daten fürs Controlling lässt sich heute in ein und derselben Software-Lösung durchführen. Das reduziert unseren administrativen Aufwand erheblich.»

Abacus-Software bei Tegro

Mobile Arbeitszeit-/Spesenerfassung mit AbaCliK 40 Benutzer

Lohnsoftware 4 Benutzer

Leistungs-/Projektabrechnung AbaProject 4 Benutzer