JAM: Comment fonctionne votre logiciel de gestion du temps du personnel de terrain?

Alain Praz: SwissWorkTime est une application suisse qui centralise les informations liées à la gestion du temps et des ressources. Elle permet de remplacer les outils papier et Excel, de réduire les erreurs administratives et de se conformer à la règlementation. Les fonctionnalités incluent la saisie des heures de travail, des notes de frais, la gestion des heures supplémentaires, le suivi des temps de déplacement, la planification des projets, etc. Mais surtout, l’application offre aux dirigeants un outil de pilotage performant permettant des vues d’ensemble de la gestion des chantiers pour favoriser une prise de décisions stratégiques pour leur entreprise.

Quel est le coût de votre solution?

Le tarif est de cinq francs par employé par mois, avec un mois d’essai gratuit et aucun frais de mise en service. Des packs additionnels à coût fixe mensuel sont également disponibles pour des fonctionnalités avancées.

Pour les réfractaires aux solutions sans papier, quelle est la valeur ajoutée de votre logiciel en comparaison avec d’autres solutions déjà sur le marché?

SwissWorkTime offre à chaque employé une vision transparente et en temps réel de ses données: heures effectuées, remboursements de frais, heures supplémentaires, solde de vacances, statut des demandes de congé, planning des activités et absences. Comme les données sont saisies directement par l’employé — sans autre saisie par une tierce personne — elles sont fiables et le risque d’erreur est réduit. Cela représente un gain de temps important. De plus, l’application est disponible en cinq langues: français, allemand, anglais, italien et portugais.

Du côté de l’employeur, les bénéfices sont tout aussi concrets. La plateforme offre un contrôle en temps réel sur l’activité des équipes terrain: heures travaillées par chantier, frais engagés, déplacements, avec des rapports hebdomadaires, mensuels et annuels exportables en Excel ou PDF.

Le processus de validation est structuré et traçable: gestionnaires, chefs de chantier et responsables d’équipe disposent chacun de leur niveau de validation. Une fois les saisies validées, les données sont gelées, garantissant leur intégrité. En cas d’erreur, le rejet est automatiquement notifié à l’employé concerné. La gestion des vacances et des heures supplémentaires est automatisée.

Enfin, SwissWorkTime s’intègre directement avec les principaux ERP en Suisse, évitant ainsi toute double saisie entre la gestion du temps, la comptabilité ou la facturation. Une interface API est également disponible pour des intégrations sur mesure.

Quel a été le point de départ de ce projet et l’identification des besoins?

Le projet est né de deux besoins très concrets exprimés par des membres du réseau BNI. Agostin Lleshi, entrepreneur dans la peinture, à la tête de ART@home 2014 Sàrl à Saillon, cherchait un outil pour suivre ses chantiers, éliminer les calculs manuels et mieux maîtriser son prix de revient. Xavier Berthod, transporteur et directeur chez Berthod Transports SA à Sion, avait besoin de gérer non seulement les heures de ses chauffeurs, mais aussi leurs nombreuses notes de frais.

Face à ces demandes, j’ai décidé de mettre à profit l’expertise de mon entreprise Alpsoft, spécialisée depuis 2009 dans le développement de solutions Web sur mesure et d’applications mobiles, pour créer une solution pensée par et pour des entrepreneurs locaux, plutôt que de se tourner vers une solution standard trop générale.

Dans quelles circonstances les quatre cofondateurs se sont-ils rencontrés?

J’ai alors contacté Pierre-Alain Lietti, de la société Lietti, pour lui présenter le projet SwissWorkTime. Ce dernier et son équipe ont immédiatement adhéré à l’idée et sont devenus parties prenantes et associés. D’autres PME ont également été approchées: certaines sont devenues clientes par la suite, mais la société Sarosa, avec Julien Sartoretti, a tout de suite perçu le potentiel de la solution et le temps qu’elle permettrait de gagner au quotidien.

C’est ainsi que s’est constituée l’équipe de cofondateurs, réunissant des entrepreneurs aux profils complémentaires, tous convaincus par leur propre expérience du terrain.

Sur quelles compétences avez-vous pu compter pour mettre au point cette solution?

La solution SwissWorkTime a été développée par Alpsoft qui maîtrise l’ensemble de la chaîne technique, de la conception à la mise en production, avec une attention particulière portée à la robustesse et à la disponibilité. En testant l’application dans leurs propres structures, les associés ont permis d’affiner les fonctionnalités, d’améliorer l’ergonomie et de s’assurer que la solution réponde concrètement aux besoins.

Quelles ont été les difficultés, bureaucratiques par exemple?

La création de la société et du produit ne nous a pas posé de difficultés particulières. Notre approche pragmatique y est sans doute pour quelque chose: plutôt que de tout construire d’un coup, nous avons choisi de valider d’abord l’essentiel, l’ergonomie de l’application et son acceptation par les employés, en commençant par un prototype de saisie des heures. Nous savions que si l’outil était simple et agréable à utiliser pour les collaborateurs terrain, l’adhésion suivrait naturellement. Cette méthode, ancrée dans la réalité des utilisateurs dès le départ, nous a permis d’avancer efficacement.

Comment le scale-up de 50 partenaires à 500 clients en Suisse a-t-il été rendu possible?

Dès le départ, SwissWorkTime a été conçue pour supporter une croissance rapide. Le choix des technologies n’est pas anodin: en s’appuyant sur la stack Microsoft (.NET Core), Alpsoft a bâti une solution robuste et évolutive. La solution était d’abord hébergée sur une machine virtuelle auprès d’un prestataire valaisan, ce qui suffisait pour les premiers clients. Mais avec l’accélération de la croissance, nous avons migré vers Microsoft Azure, déployé dans les régions Suisse Ouest et Suisse Nord, avec load balancing et infrastructure cloud complète. La plateforme peut ainsi absorber de nouveaux clients et utilisateurs sans impact sur les performances.

Au-delà de l’aspect purement technique, cette forte croissance repose sur une approche entrepreneuriale de terrain, dynamisée par le bouche-à-oreille. À cela s’ajoute le rôle du réseau BNI, qui a permis la naissance du projet, mais qui a aussi contribué à le faire connaître auprès des bonnes personnes au bon moment. SwissWorkTime a également su transformer ses premiers clients satisfaits en véritables ambassadeurs: ces précieuses recommandations et cette crédibilité ont représenté des leviers de croissance très efficaces.

Comment l’application a-t-elle été développée, dans quel ordre les fonctionnalités sont-elles apparues?

Nous avons suivi une approche progressive, en partant des besoins les plus fondamentaux. Les premières fonctionnalités développées ont été la saisie du temps de travail et des notes de frais: le cœur du produit. Nous avons ensuite enrichi la solution avec la gestion des demandes de congés, puis la planification des activités et des équipes.

En parallèle, nous avons développé des packs spécifiques, comme le pack «Bilan», pour répondre aux besoins plus précis de certains profils de clients, notamment ceux qui souhaitent piloter finement la rentabilité de leurs chantiers ou projets. Nous avons également créé des passerelles vers des solutions comptables et de gestion largement utilisées en Suisse.

La feuille de route de nos développements est alimentée en continu par les retours de nos clients. Chaque demande est collectée et analysée pour prioriser les évolutions futures.

Quels développements sont prévus?

Cette année, plusieurs développements plus conséquents visent nos différents «packs» avec l’introduction de fonctionnalités liées à la sélection des tarifs par type de client afin de mieux valoriser les projets et chantiers selon leur nature, une proposition de tableau de bord cartographique avec une visualisation de type Google Maps pour localiser les chantiers en temps réel, ou encore la mise en place d’un système de messagerie sécurisée, permettant des échanges directs entre les employés et l’employeur au sein même de la plateforme. Des espaces de stockage de documents sécurisés viendront également s’ajouter.

À plus long terme, notre ambition est claire: faire de SwissWorkTime une solution Swiss Made reconnue bien au-delà de nos frontières. Après la Suisse alémanique, nous visons une expansion en France, en Italie et en Belgique, avec la mise en place d’un réseau de partenaires locaux pour accompagner l’implantation du produit auprès des TPE et PME. Nos capacités d’intégration nous ouvrent également les portes de structures plus grandes: en se connectant aux systèmes RH leaders du marché comme SAP ou Abacus, SwissWorkTime peut jouer le rôle de solution de saisie terrain fiable qui alimente des écosystèmes RH plus complets, un positionnement qui nous permet d’envisager une croissance à l’échelle internationale.

François Othenin-Girard

www.swissworktime.ch/