Chaque mois, et plus encore en fin d’année, les entreprises suisses doivent transmettre une pléthore de données salariales de leurs collaborateurs aux autorités et aux assurances sociales: formulaires à l’attention des caisses de compensation, des assureurs, des administrations fiscales, de l’Office fédéral de la statistique, etc. Par le passé, ces formulaires devaient être complétés et envoyés séparément pour chaque destinataire – une lourde tâche bureaucratique, qui prenait beaucoup de temps.

Il existe désormais une issue à cette jungle des formulaires: avec les programmes de comptabilité salariale certifiés par Swissdec, les données salariales ne sont envoyées qu’une seule fois à tous les destinataires. Le logiciel collecte automatiquement l’ensemble de données légales pour chaque destinataire et le transmet aux organes souhaités. Toutes les 
déductions possibles sont faites automatiquement, ce qui diminue les sources d’erreurs de manière significative.

85 000 entreprises & nos services

Il suffit d’un clic de souris pour transmettre l’ensemble des données salariales. L’expérience révèle que ce système réduit considérablement la charge administrative – le temps gagné peut être consacré à la relation client. 85 000 entreprises suisses utilisent déjà la plate-forme Swissdec dont le fabricant de produits de pâtisserie Kambly (lire p. 31), l’entreprise de conseil KPMG ou encore la Radio Télévision Suisse RTS. «Les avantages sont évidents, selon Ernst Stalder, directeur de Swissdec. Les grandes entreprises gagnent significativement en efficacité et les PME bénéficient de procédures moins complexes.»

Swissdec a été fondée en 2007 en tant qu’association par les principaux destinataires de données, pour alléger le travail administratif et la bureaucratie des PME. Stables et fiables, les réseaux informatiques suisses sont extrêmement utiles à cet égard. La protection des données a en effet la priorité absolue. Toutes les données sont cryptées et jamais sauvegardées pendant la transmission. Un distributeur exploité par Swisscom assure par ailleurs la distribution sûre et sans accroc des données.

Urs Schaeppi, chef de Swisscom, siège au comité de patronage de Swissdec, présidé par le conseiller fédéral Johann Schneider-Ammann. Le service et l’infrastructure pour la transmission et la protection des données sont gratuits. Seuls les coûts de la licence et du logiciel certifié sont à la charge des entreprises.

L’offre est élargie

Le nombre de données salariales transférées par voie électronique via la plate-forme Swissdec a doublé au cours de ces deux dernières années. Et pourtant, le potentiel est loin d’être épuisé. Selon Ernst Stalder, la solution de rationalisation est encore utilisée par trop peu d’entreprises. Nombre d’entre elles s’accrochent en effet à leurs vieilles habitudes et refusent de tester de nouveaux processus de 
travail. C’est pourquoi l’association a lancé une campagne publicitaire sur les avantages de la transmission de données par voie électronique. Les prochaines étapes de l’extension 
sont déjà définies. Le standard pour le traitement d’accidents et de cas de maladie sera introduit en 2017. Les entreprises pourront traiter la totalité du processus de gestion des sinistres via la plate-forme Swissdec: de 
l’annonce d’un accident ou d’un cas de maladie à la clôture du sinistre, toutes les informations entre les entreprises et les assureurs seront échangées de manière centralisée. Puis, ce système sera étendu à l’assurance militaire et maternité. D’autres programmes, pour la transmission 
de données fiscales telles que celles relatives à la TVA par exemple, sont prévus.