Im Juni 2020 angekündigt, bald Realität: Die bekannten orangen und roten Einzahlungsscheine (ES/ESR) funktionieren ab dem 30. September 2022 definitiv nicht mehr, weder online noch am Schalter. Für Unternehmen ist es daher höchste Zeit, ihre Prozesse für die Rechnungsstellung auf die neuen QR-Rechnungen anzupassen.

Rechnungen ausstellenkönnte günstiger werden

Nach der einmaligen Umstellung sollen die neuen Einzahlungsscheine laut Katrin Oestmann von SIX «allen Marktteilnehmern und der gesamten Schweizer Volkswirtschaft» zahlreiche Vorteile bringen. Rechnungsempfänger respektive Zahlende können den QR-Code bequem per Smartphone einscannen. Damit wird das Eintippen von Konto- und Referenznummer hinfällig, was das Zahlen schneller macht und Fehler reduzieren soll. Ein weiterer Vorteil sei das einheitliche Format: Statt wie bisher sieben verschiedene gibt es neu nur noch einen Einzahlungsschein.

«Natürlich müssen Anpassungen bei den Rechnungsstellern vorgenommen werden. Die QR-Rechnung bietet aber Vorteile.»

Für Unternehmen soll der Rechnungsstellungsprozess schneller und gemäss SIX mittelfristig sogar kostengünstiger werden. Denn: Der manuelle Aufwand und Fehler würden reduziert und das Debitorenmanagement vereinfacht. «Neu können bei der QR-Rechnung mit QR-Referenz auch Rechnungsinformationen für den automatischen Buchhaltungsabgleich mitgeliefert werden», ergänzt Oestmann. Die QR-Rechnung ist ausserdem selbstständig erstellbar und kann auf weissem Papier gedruckt werden. Dieses muss zwar zwingend perforiert sein, sei aber günstiger als das farbige Spezialpapier für die früheren Einzahlungsscheine.

Wie sieht die Umstellung aus?

Für die neuen QR-Rechnungen braucht es bei der Zahlungssoftware und bei den Scanning-Plattformen Änderungen. Auch Lesegeräte müssen ausgetauscht werden. Katrin Oestmann nimmt Stellung: «Natürlich müssen einige Anpassungen bei den Rechnungsstellern vorgenommen werden. Die QR-Rechnung bietet in der Summe aber viele Vorteile.» Ausserdem sei sie nötig, um den Schweizer Zahlungsverkehr fit für kommende Marktanforderungen zu machen.

Die herkömmlichen Zahlungskanäle bleiben bestehen. Auch mit der QR-Rechnung kann weiterhin papierhaft am Postschalter und bei Banken bezahlt werden. Zusätzlich biete sie aber einen Mehrwert für digitalisierte Zahlungsprozesse. Dafür brauche es klar definierte technische und fachliche Spezifikationen für die Erstellung einer QR-Rechnung, welche Unternehmen online einsehen können (siehe Kasten). So müssen für die Einrichtung einmalig beispielsweise Gestaltungsvorgaben und Datenrichtlinien umgesetzt werden.

Zahlungsfristen beachten und Rechnungsempfänger informieren

Je früher ein Unternehmen umstellt, desto besser. Schliesslich gilt es, beim letztmaligen Versand von alten Einzahlungsscheinen auch die Zustelldauer auf dem Postweg und die Zahlungsfristen zu berücksichtigen. Zudem sollten Unternehmen ihre Rechnungsempfänger respektive Kunden auch auf die fristgerechte Anpassung von Daueraufträgen aufmerksam machen. Auf den alten Einzahlungsscheinen basierende Kontoverbindungen müssen an die neue QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz angepasst werden. Nicht rechtzeitig abgeänderte Daueraufträge werden ab dem 30. September 2022 gestoppt.

Banken undSoftwarepartner helfen

Gemäss einer repräsentativen Umfrage von gfs.bern haben viele Unternehmen den Umstieg schon vollzogen. Rechnungssteller, die sich bis heute noch nicht damit befasst haben, sollten gemäss SIX umgehend ihre Bank oder ihren Zahlungssystem-Softwarepartner kontaktieren. «Diese leisten Unterstützung bei den erforderlichen Planungs- und Umstellungsarbeiten», so Oestmann.

Alain Willi, ASTAG