Der Bundesrat hat beschlossen, ab 
1. Januar 2016 seine Lieferanten zur Einreichung von elektronischen Rechnungen zu verpflichten. Von der Anbindung des Faktura-Systems über die Zustellung von PDF-Dateien bis zur Erfassung der Rechnungen im Internet stehen den Lieferanten des Bundes unterschiedliche Varianten zur Einreichung einer E-Rechnung zur Verfügung. Kleinbeschaffungen unter 5000 Franken sind von dieser Regelung ausgenommen.

700 000 Rechnungen pro Jahr

Die Bundesverwaltung ist ein wichtiger Kunde der schweizerischen Wirtschaft. Handwerker, Detailhändler und Fachexperten leisten unter vielen anderen ihren Beitrag zum Funktionieren der Verwaltung. Daraus ergeben sich zahlreiche Lieferantenbeziehungen, ein grosser Teil davon mit kleinen und mittleren Unternehmen. Aus den Lieferungen und Leistungen ergeben sich Rechnungen: für die Bundesverwaltung rund 700 000 pro Jahr.

Um diese grosse Zahl von Rechnungen effizient zu verarbeiten, erfolgt der Eingang aller Lieferantenrechnungen in vier Dienstleistungszentren. Der überwiegende Teil der Rechnungen wird heute als Papierrechnung eingereicht und muss zuerst gescannt und digitalisiert werden, bevor die Rechnungen auf elektronischem Weg durch die Fachabteilung geprüft und zur Zahlung freigeben werden.

Mit der elektronischen Verarbeitung der Rechnungen verringert die Bundesverwaltung den administrativen Aufwand erheblich. Liegengebliebene und verlorene Rechnungen, verzögerte Zahlungen an die Lieferanten, komplizierte Unterschriftenregelungen – all diese Ärgernisse sollen bald Geschichte sein. Die durchschnittliche Genehmigungsfrist für eine Rechnung beträgt nur noch acht Tage, mehr als 95 Prozent der Rechnungen werden innerhalb der Zahlungsfrist beglichen. «Damit verfügt die Bundesverwaltung in diesem Bereich über eine – auch im Vergleich mit der Privatwirtschaft – führende und vorbildliche Prozess- und Systemlandschaft», sagt Simon Zbinden von der Abteilung E-Government ­Finanzen beim Eidgenössischen ­Finanzdepartement EFD.

Papier ist nicht mehr zeitgemäss

Der Versand von Papierrechnungen mit der Post erscheint vor diesem Hintergrund nicht mehr zeitgemäss. Mit der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) wird dieser Papiertransport umgangen und die Rechnungsdaten elektronisch vom Rechnungssteller via eines Service-Providers an den Rechnungsempfänger übertragen. Dazu sind lediglich ein Computer und ein Internetanschluss erforderlich. Papier, Druckkosten, Porto und Verpackung sowie manuelle Arbeit können so eingespart werden. Zusätzlich profitiert der Lieferant von kürzeren Zahlungsfristen. Die Übermittlung und die weitere Verarbeitung der E-Rechnung erfolgt durchgehend elektronisch. Das erhöht die Verarbeitungsgeschwindigkeit und reduziert Fehlerquellen. Alle Verwaltungseinheiten der Bundesverwaltung sind seit 2012 in der Lage, 
E-Rechnungen zu verarbeiten.

Bisher bloss 15 Prozent

In vielen europäischen Ländern sind die Lieferanten der öffentlichen Verwaltung bereits zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet oder entsprechende Anstrengungen sind im Gange. Eine Umfeldanalyse zeigt, dass auch in der Schweiz die technischen und organisatorischen Voraussetzungen für den Austausch von E‑Rechnungen im Markt erfüllt sind. Die Nutzung fällt jedoch noch gering aus. Der Anteil der in der Bundesverwaltung papierlos eingehenden E‑Rechnungen beträgt aktuell rund 15 Prozent.

Aus diesen Überlegungen hat der Bundesrat am 8. Oktober 2014 beschlossen, dass die Bundesverwaltung ab 1. Januar 2016 nur noch Verträge abschliesst, in denen sich die Lieferanten verpflichten, E-Rechnungen zu stellen. Dies, sofern der Vertragswert 5000 Franken übersteigt. Vor seinem Entscheid hat der Bundesrat das KMU-Forum und den Schweizerischen Gewerbeverband konsultiert. Aufgrund dieser Gespräche werden Kleinbeschaffungen von der Verpflichtung ausgenommen.

Verschiedene Möglichkeiten

Für die Lieferanten des Bundes bedeutet dies konkret, dass sie ab 2016 in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu stellen. Keine zwei Unternehmen sind gleich. Deshalb bietet die Bundesverwaltung ihren Lieferanten verschiedene Möglichkeiten an, eine E-Rechnung zu stellen.

Die meisten ERP-Systeme verfügen bereits über ein entsprechendes Modul, welches die E-Rechnung als strukturiertes Datenfile generiert. Die Aufbereitung der Rechnungsdaten erfolgt direkt im ERP-System. Diese Rechnungsdaten werden an den Service-Provider übermittelt, der die gesetzeskonforme Erstellung der E-Rechnung inklusive Signatur erledigt und die Rechnungen dem Kunden wie der Bundesverwaltung zustellt. Die Kunden empfangen die E-Rechnung direkt im ERP-System oder E-Banking.

Als PDF-Dateien gespeicherte Rechnungen, welche mit einer Office-Anwendung (z.B. Word, Excel) oder mit einem einfachen Buchhaltungs- respektive Faktura-Programm erstellt werden und alle relevanten Rechnungsdaten enthalten, können auf dem Portal des Service-Providers hochgeladen werden. Dieser generiert aus der PDF-Datei die gesetzeskonforme Rechnung inklusive Signatur und übermittelt sie an die Bundesverwaltung. Wer der Bundesverwaltung nur wenige Rechnungen zustellt, kann die notwendigen Rechnungsdaten direkt in einem Online-Formular im Internet erfassen. Auf Wunsch übernimmt der Service-Provider auch die Archivierung der E-Rechnungen. Natürlich können auf die gleiche Weise auch weiteren Kunden 
E-Rechnungen zugestellt werden.

Sicherheit gewährleistet

Durch die Zusammenarbeit mit verschiedenen Schweizer Service-Providern können für die Rechnungsstellung an die Bundesverwaltung alle gängigen Formate und Standards der E-Rechnung verwendet werden. Die Datensicherheit und der Datenschutz bei der Abwicklung und Übertragung sowie die Konformität mit den massgeblichen Schweizer Gesetzen und Vorgaben werden durch die Service-Provider gewährleistet.

LINK

www.e-rechnung.admin.ch

Infos unter Tel. 058 462 93 00 und e-rechnung@efv.admin.ch