Monat für Monat und über den Jahreswechsel müssen Schweizer Betriebe eine Fülle von Lohndaten ihrer Mitarbeitenden an Behörden und Sozialversicherungen übermitteln: Formulare für Ausgleichskassen, Versicherer, Steuerämter, Bundesamt für Statistik. In der Vergangenheit mussten die Formulare für jeden Empfänger getrennt ausgefüllt und verschickt werden – eine aufwendige und zeitraubende Bürokratie.

Es gibt einen Ausweg aus der Formularschlacht: Mit den von Swissdec zertifizierten Lohnprogrammen müssen die Lohndaten an alle Empfänger nur einmal verschickt werden. Die Software stellt automatisch für jeden Empfänger den ihm gesetzlich zustehenden Datensatz zusammen und transferiert ihn an die gewünschten Stellen. Alle möglichen Abzüge werden automatisch vorgenommen und damit Fehlerquellen minimiert.

85 000 Unternehmen nutzen 
den Service

Ein Mausklick reicht, um sämtliche Lohndaten zu übermitteln. Die Erfahrung zeigt, dass sich der administrative Aufwand auf einen Bruchteil reduziert – die gewonnene Zeit kann zum Beispiel für Kundenpflege eingesetzt werden. 85 000 Schweizer Unternehmen nutzen die Swissdec-Plattform bereits, darunter der Gebäckhersteller Kambly, die Beratungsgesellschaft KPMG oder Schweizer Radio und Fernsehen SRF.

«Die Vorteile liegen auf der Hand», sagt Swissdec-Geschäftsführer Ernst Stalder, «grosse Unternehmen haben einen hohen Effizienzgewinn. Mittlere und kleinere Unternehmen profitieren zudem vom Abbau der Komplexität.» Swissdec wurde 2007 von den wichtigsten Datenempfängern als Verein gegründet mit dem Ziel, Schweizer Unternehmen von unnötiger Bürokratie zu entlasten.

Die stabilen und zuverlässigen Schweizer IT-Netze leisten dabei nützliche Dienste. Datenschutz hat einen hohen Stellenwert. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und unterwegs nirgends gespeichert. Ein von der Swisscom betriebener Distributor sorgt für die reibungslose und sichere Verteilung der Daten. Swisscom-Chef Urs Schaeppi sitzt im Patronatskomitee von Swissdec, welches von Bundesrat Johann Schneider-Ammann präsidiert wird. Service und Infrastruktur für Übertragung und Datenschutz sind kostenlos; die Unternehmen müssen lediglich die Kosten für die Lizenz der zertifizierten Software tragen.

Das Angebot 
wird ausgebaut

Die Zahl der über die Swissdec-Plattform elektronisch übermittelten Lohndaten wächst stark; allein in den letzten zwei Jahren hat sie sich verdoppelt. Das Potenzial ist aber noch lange nicht ausgeschöpft. Laut Ernst Stalder wird die Möglichkeit zur Rationalisierung noch von zu wenigen Unternehmen genutzt. Viele Betriebe verharren in Gewohnheiten und wollen sich nicht auf neue Arbeitsprozesse einlassen, zumal die Umstellung freiwillig ist. Der Verein hat darum eine Werbekampagne gestartet, welche die Vorzüge der elektronischen Datenübermittlung aufzeigt.

Nun stehen die nächsten Ausbauschritte an. 2017 wird ein Standard für die Abwicklung von Unfällen und Krankheitsfällen eingeführt. Damit können Firmen das ganze Schadenmanagement über die Swissdec-Plattform abwickeln: Von der Unfall- oder Krankheitsmeldung bis zum Abschluss des Schadenfalls werden alle Informationen zwischen Unternehmen und Versicherern zentral ausgetauscht. Später soll das System auch auf Militär und Mutterschaft ausgeweitet werden. Auch Programme für die Übermittlung von Steuerdaten wie der Mehrwertsteuer sind in Planung.