Publiziert am: Freitag, 9. Dezember 2016

«Grosse administrative Entlastung»

SWISSDEC – Roland Jud ist Swissdec-Experte für Lohndatenverarbeitung. Er weiss, welchen Nutzen KMU aus dem zertifizierten Lohnprogramm ziehen können.

Schweizerische Gewerbezeitung: Welche Vorteile bringt ein Swissdec-zertifiziertes Lohnprogramm den KMU?

Roland Jud: Der Anwender weiss, dass sein Lohnprogramm richtig rechnet. Das heisst, die Lohngrenzen wie Freibetrag bei der AHV oder Höchstlöhne UVG werden korrekt gerechnet. Weiter gibt es zu den verschiedenen Amtsstellen wie AHV, Steuern usw. nur eine Schnittstelle. So können mit wenig Aufwand die Jahresenddeklarationen erledigt werden. Durch die digitale Lohnmeldung erhalten Sie auch die Abrechnung viel schneller.

Was alles kann konkret mit Swissdec erledigt werden?

Über die Swissdec-Schnittstelle können Jahresmeldungen an die AHV/FAK, UVG, UVGZ, KTG erledigt werden. In gewissen Kantonen hat der Arbeitgeber die Pflicht, die Lohnausweise der Steuerverwaltung zuzustellen, was ebenfalls mit Swissdec gemacht werden kann. Ebenso die statistischen Angaben für die Lohnstrukturerhebung (LSE). Die Quellensteuermeldungen geschehen monatlich. Dabei werden nicht nur die Lohndaten gemeldet, sondern auch Eintritte, Mutationen und Austritte. Dies stellt eine grosse administrative Entlastung für KMU dar. Und zuletzt werden noch Eintritts- und Austrittsmeldungen an die AHV automatisch generiert.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um eine Lohnsummendeklaration via «Einheitliches Lohnmeldeverfahren» (ELM) übermitteln zu können?

Die Löhne müssen in einem Swiss-dec-zertifizierten Lohnprogramm verarbeitet worden sein. Dabei ist es wichtig, dass die Firmen- und Versicherungsprofile sauber erfasst wurden. Ebenfalls müssen die Personen korrekt codiert und abgerechnet worden sein.

Welche Ausbildung brauchen Mitarbeitende, die ein Swissdec-zertifiziertes Lohnprogramm nutzen wollen?

Der Anwender verarbeitet die Löhne im Lohnprogramm. Für die Übermittlung ist keine Zusatzausbildung nötig. Man muss jedoch bereit sein, sich von Prozessen mit Papierlösungen zu verabschieden und Meldungen online zu versenden.

«DIE ANWENDER 
BEGRÜSSEN EINE 
STANDARDISIERUNG.»

Welche Investitionen sind nötig, um von Swissdec profitieren zu können?

Ein Swissdec-zertifiziertes Lohnprogramm ist die einzige Investition. Diese sind bei vielen Arbeitgebern bereits im Einsatz. Einmalig muss für den Start ein Initialaufwand geleistet werden, der sich in den Folgejahren mehrfach bezahlt macht.

Wie steht es 
mit der Sicherheit?

Der Anwender entscheidet, welchem Empfänger Daten elektronisch übermittelt werden, dabei hat er die Kontrolle der übermittelten Daten bis zum Schluss mit der Freigabe. Für die Übermittlung werden die Daten doppelt verschlüsselt. Beim Distributor dürfen keine Lohn- und Nutzdaten gespeichert werden.

Wie viele Unternehmen machen bereits bei der elektronischen Übermittlung von Lohndaten via ELM mit?

Es ist schwierig, die genaue Anzahl an Unternehmen zu benennen. Im 2015 wurden über 100 000 Meldungen via Swissdec-Distributor an die verschiedenen Empfänger vorgenommen und dabei über 5 Mio. Personendaten deklariert. Bis 2014 waren mit Swissdec nur Jahresmeldungen (also eine Meldung pro Jahr) möglich. Mit der Einführung der Version 4.0 wird die Quellensteuer monatlich übermittelt. So wird der Anstieg an Meldungen in Zukunft extrem zunehmen.

Welche Feedbacks bekommen Sie von diesen «Umsteigern»?

Ich durfte schon viele solche 
Umsteiger begleiten. Der Tenor war grundsätzlich immer, dass nach einem Einführungsmehraufwand bei den folgenden Meldungen der Ablauf immer geläufiger wurde. Die Anwender begrüssen eine Standardisierung, wie im ELM vorhanden.

Interview: En