Publiziert am: Donnerstag, 17. August 2017

«IT ist nicht bloss ein Kostenfaktor»

DIGITALE TRANSFORMATION – Die IT leistet im Rahmen der Digitalisierung einen steigenden Beitrag zur Wertschöpfung des Unternehmens. Helpy-Experte Daniel Stucki gibt hier wertvolle Tipps zur effizienten Führung der IT im KMU.

 

Mit der fortschreitenden Digitalisierung hat die IT im Unternehmen heute eine hohe Bedeutung erlangt, vergleichbar mit den Finanzen oder dem Personalwesen. Die IT ist zu wichtig geworden, als dass man sie einfach den IT-Leuten überlassen darf. Sie braucht strategische Vorgaben und Führung durch die Firmenleitung. Der CEO erlässt die Vorgaben und kontrolliert deren Umsetzung.Lassen Sie mich ein paar Fragen an die Firmenleitungen stellen:

Ist die Aufgabe der IT in Ihrem KMU von der Firmenleitung vorgegeben?

 Existiert ein Plan für Betrieb, Entwicklung und Investitionen Ihrer IT über die nächsten Jahre?

 Haben Sie die Gewissheit, dass Ihr IT-Betrieb und Ihre Daten sicher sind?

Wenn Sie diese Fragen mit klar mit «Ja» beantworten können, brauchen Sie hier nicht mehr weiterzulesen; andernfalls gebe ich Ihnen ein paar Tipps:

 Geben Sie Ihrer IT einen klaren Auftrag!

Die IT ist ein Leistungserbringer, der mithelfen soll, die Unternehmensziele zu erreichen. Als Firmenleitung legen Sie fest, was mit welchen Ressourcen zu erreichen ist. Dabei geht es nicht um technische Details, sondern um grundsätzliche Vorgaben. Das beginnt bereits bei der Evaluation einer IT-Lösung, was in erster Linie eine organisatorische Aufgabe ist und entsprechendes betriebswirtschaftliches Verständnis verlangt. So ist es beispielsweise nicht der IT-Systemtechniker, welcher ihre Buchhaltungssoftware auswählt, sondern wohl eher der Finanzchef. Auch die Bestimmungen, welche Benutzer welche Zugriffsberechtigungen haben, klare Vorgaben für den Betrieb, wie Betriebszeiten, Verfügbarkeit und Ausfalltoleranzen sowie die Supportorganisation, gehören in den Auftrag der Firmenleitung an die IT.

 Lassen Sie sich nicht von den IT-Leuten steuern!

Es gibt in der IT kaum je eine einzige richtige Lösung. Fragen wie «Inhouse-IT oder Outsourcing in die Cloud?» sind nur beschränkt technischer Natur. Vielmehr sind es organisatorische, wirtschaftliche, unternehmensstrategische oder auch gesetzliche Gründe, welche ausschlaggebend sind. Die Bedeutung der technischen Aspekte wird in der IT immer wieder überschätzt. Wesentlich wichtiger sind die unternehmerische Planung und Führung. Bei IT-Fragen soll der betriebliche und wirtschaftliche Nutzen massgebend sein und nicht die Technologie.

 Legen Sie die Rahmenbedingungen fest!

Die Geschäftsleitung wählt – abgesehen wohl von den gängigen Standardprodukten wie Microsoft Office – die zentrale Anwendungssoftware aus und bestimmt die geeignete. Sie entscheidet über Benutzer- und Arbeitsplatzstrategie und erlässt die Vorgaben für das Zugriffs- und Berechtigungskonzept, sowie die Sicherheitsbestimmungen und Datenschutzvorschriften, natürlich im Rahmen der geltenden Gesetze. Dringend zu empfehlen sind interne Weisungen für die Benutzung der betriebsinternen IT-Mittel.

Verlangen Sie von der IT eine Mehrjahresplanung und ein Budget!

Die Digitalisierung hat langfristige Auswirkungen. Die IT muss über einen Zeitraum von mehreren Jahren geplant werden. Eine IT-Strategie für ein KMU soll mindestens über einen Investitionszyklus hinweg Bestand haben, also mindestens etwa fünf Jahre.Die IT muss als ein integriertes Ganzes gesehen werden. Investitionen werden auch hier über mehrere Jahre hinweg getätigt, was eine entsprechende Planung und Budgetierung verlangt.

 Überprüfen Sie die IT regelmässig!

Es ist Aufgabe der Firmenleitung zu kontrollieren, ob die IT ihren Auftrag erfüllt. Es müssen Kriterien definiert werden, anhand derer die Leistung der IT bewertet werden kann. Zudem empfiehlt es sich, die IT periodisch im Rahmen eines IT-Audits von einer externen Stelle überprüfen zu lassen, wie das eine Revisionsstelle im Finanzwesen macht.

Voraussetzung für wirkungsvoller Einsatz der IT

Wenn Sie diese Überlegungen in Ihrem KMU beherzigen, schriftlich festlegen und in der Firma kommunizieren, so nehmen Sie Ihre strategische Führungsverantwortung im Unternehmen wahr und schaffen die Voraussetzungen für einen wirkungsvollen Einsatz Ihrer IT. Eine IT-Strategie für ein KMU sieht anders aus als in einer Grossbank. Entscheidend ist, dass die Geschäftsleitung die wesentlichen Vorgaben definiert:

 Auftrag der IT als Grundlage

 Outsourcing oder eigene Systemplattform Inhouse

 Strategische Anwendungssoftware (z.B. ERP-Lösung)

 Benutzer- und Arbeitsplatzstrategie (Mobile Geräte, Home Office)

 Sicherheitskonzept und Datenschutzpolitik

 Supportorganisation

 Ergänzende Anweisungen

Es kann durchaus Sinn machen, sich dabei von externen Experten beraten zu lassen. Die IT ist nicht bloss ein Kostenfaktor, sondern ein Produktivitätsfaktor, der im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung einen steigenden Beitrag zur Wertschöpfung des Unternehmens leistet. Als solcher muss er auch im KMU eingesetzt und geführt werden.

Daniel Stucki, Geschäftsführer DS Management Consultiung GmbH,Gümlingen/ Bern