In weniger als einem halben Jahr, das heisst ab dem 30. Juni 2020, werden die ersten QR-Rechnungen bei den Unternehmen ein-treffen. Diese Neuerung ist seit 2015 bekannt. Was bedeutet das für die eingesetzte Soft-ware, die Lesegeräte und die Buchhaltung? Fakt ist, dass die neue QR-Rechnung neue Prozesse verlangt, sonst ist mit manuellem Zusatzaufwand und entsprechenden Kosten zu rechnen.

QR-Rechnung bringt Veränderungen

Je nach interner Organisation des Unternehmens fallen die Veränderungen mit der QR-Rechnung unterschiedlich aus: Werden wenige Kreditorenrechnungen manuell erfasst, allenfalls direkt im E-Banking eines Finanzinstitutes, ändert sich mit der QR-Rechnung nichts. Alle benötigten Informationen sind, wenn auch anders dargestellt, auf der neuen QR-Rechnung vorhanden.

Werden die Fakturierung und der Zahlungsverkehr über eine Buchhaltungssoftware abgewickelt, ist jetzt der letzte Zeitpunkt, um mit dem Softwarehersteller abzuklären, ob die Software für die QR-Rechnung vorbereitet ist. Dies unter anderem, weil in der QR-Rechnung viel mehr Informationen mitgeliefert werden als bei den aktuell verbreiteten Einzahlungsscheinen. Mit grosser Wahrscheinlichkeit ist ein Software-Update notwendig.

Werden Rechnungen mittels Lesegerät oder Scanner erfasst, müssen die Unternehmen sicherstellen, dass diese den QR-Code auf der QR-Rechnung korrekt interpretieren und die Informationen fehlerfrei an die Software weitergeben können.

Wenn die Unternehmen die Anpassungen von Hard- oder Software zu spät angehen, wenn ein Software-Update nicht rechtzeitig erfolgt oder wenn ein neues Lesegerät erst mit Verzögerung funktioniert, wird dies manuelle Arbeitsschritte, einen höheren Zeitaufwand und spürbare Zusatzkosten nach sich ziehen.

Vorteile der QR-Rechnung

Die kommende Umstellung bringt grosse Vorteile: Eine QR-Rechnung spart Zeit und Geld. Für Unternehmen ohne Softwarelösung ist es neu möglich, mit nur einem Klick sämtliche Zahlungsinformationen beispielsweise per Smartphone (Mobile Banking) oder Lesegerät (E-Banking) zu erfassen und an das Finanzinstitut zu übermitteln. Die manuelle Erfassung oder nachträgliche Ergänzung von Daten ­entfällt.

Ist eine Software im Einsatz, erlauben die zusätzlich gelieferten Informationen, die Qualität im Zahlungsverkehr deutlich zu erhöhen. Dies dank durchgängig strukturierter Zahlungsinformationen, schnellerer Statusmeldungen und weniger Einlese- und Buchungsfehler. ­Gekoppelt mit einem Lesegerät oder Scanner können der Automatisierungsgrad und dadurch die Effizienz der Abläufe erheblich gesteigert werden.

Wichtigste Voraussetzung für einen reibungslosen Ablauf ist die Verwendung der IBAN (International Bank Account Number). Dabei kommen entweder die normale IBAN oder die QR-IBAN zur Anwendung. Informationen dazu erhalten Unternehmen von ihrem Finanzinstitut oder vom Softwarepartner.

Es ist noch nicht zu spät

Was tun, wenn man als Unternehmen noch nichts unternommen hat? Am besten umgehend die Bank und den Softwarepartner kontaktieren. Diese unterstützen ihre KMU-Kunden gerne bei den Planungs- und Umstellungsarbeiten, damit sie alle Vorteile des neuen Rechnungsverfahrens nutzen und die Abläufe optimieren können.