Publiziert am: 07.06.2019

QR-Rechnungen – das muss man wissen

NEUE ZAHLUNGSMETHODE – Ab 30. Juni 2020 können erste QR-Rechnungen bei Ihnen eintreffen. Wenn Zahlungen mithilfe von Soft- und Hardwareunterstützung ausgelöst werden, sind die Rechnungsempfänger gefordert und Anpassungen nötig. Die Umstellung benötigt je nach Infrastruktur Zeit. Frühzeitig planen lohnt sich.

Nachdem die Firmen ISO 20022 erfolgreich eingeführt haben, steht schon die nächste Herausforderung in der Harmonisierung des Zahlungsverkehrs an: die Ablösung der heutigen Einzahlungsscheine durch die QR-Rechnung. Diese kann ab 30. Juni 2020 von Rechnungsstellern an ihre Kunden verschickt werden. Firmen, die ihre Fakturierung und den Zahlungsverkehr über eine Buchhaltungssoftware abwickeln, sollten jetzt Anpassungen vornehmen, damit sie rechtzeitig in der Lage sind, eingehende QR-Rechnungen zu empfangen und zu bezahlen.

Es gibt einiges zu tun: Um alle Daten in der QR-Rechnung durchgehend automatisiert verarbeiten und die Zahlung auslösen zu können, braucht es Anpassungen bei Lesegeräten und Scanningplattformen sowie bei der Kreditoren- und Zahlungssoftware. Denn die heute für die Einzahlungsscheine eingesetzte Soft- und Hardware können die per QR-Rechnung gelieferten Daten nicht ohne aufwendige manuelle Eingriffe verarbeiten. Der Grund: In der QR-Rechnung werden viel mehr Informationen übermittelt, als dies beim aktuellen Einzahlungsschein der Fall ist.

Weniger Fehler und Aufwand

Die zusätzlichen Informationen bringen ganz konkrete Vorteile. So können beispielsweise Mitteilungen wie die Mehrwertsteuernummer neu in allen Verfahren übermittelt werden, also auch bei Überweisungen mit Zahlungsreferenzen. Zudem werden beim Verfahren mit Referenzen Angaben wie Name und Adresse des Zahlungspflichtigen vollständig an den Zahlungsempfänger und an seine Bank übermittelt.

Da der ganze Prozess bei der QR-Rechnung auf durchgängig strukturierten Zahlungsinformationen beruht, ist eine effizientere Zahlungserfassung und -abwicklung als bisher möglich. Voraussetzung ist, dass überall IBAN-basierte Kontonummern verwendet werden. Das vereinfacht die maschinelle Verarbeitung und führt zu deutlich weniger Scan- und Buchungsfehlern. Insgesamt ist der Automatisierungsgrad höher, und es gibt weniger manuellen Aufwand und Rückfragen. Das spart Zeit und Geld.

Cash Management leicht gemacht

Die QR-Rechnung vermindert nicht nur den administrativen Aufwand im Zahlungsverkehr. Darüber hinaus verhilft sie den Firmen zu einem effizienteren Cash Management. Je nach Bankangebot haben Firmen beim Liquiditätsmanagement die Wahl zwischen Sammelbuchungen, Tages­end-Kontoauszügen oder Intraday-Kontoreports. Infos dazu können bei der Bank nachgefragt werden.

Rechtzeitig vorbereiten

Rechnungssteller können QR-Rechnungen ab dem 30. Juni 2020 verschicken. Rechnungsempfänger müssen davon ausgehen, dass viele ihrer Lieferanten die Gelegenheit nutzen, mit der QR-Rechnung ihre Abläufe zu optimieren. Darauf sollte sich jedes Unternehmen vorbereiten.

Der Umstellungsaufwand ist situativ und abhängig von der Komplexität der Kreditoren- und Zahlungssoftware sowie den Lesegeräten und Scanningplattformen. Es ist deshalb unumgänglich, dass alle Schweizer Unternehmen zusammen mit ihren Softwarepartnern rechtzeitig den betriebsinternen Anpassungsbedarf prüfen. Nur so wird sichergestellt, dass ab Mitte 2020 alle Zahlungsinformationen richtig dargestellt und verarbeitet werden können.

Neue Referenzverfahren richtig abbilden

Die zwei neuen Referenzverfahren können für unterschiedliche Bedürfnisse (vgl. Abbildung unten) eingesetzt werden.

Im «Style Guide QR-Rechnung» mit den Gestaltungsvorgaben und -empfehlungen für den Zahlteil mit Swiss QR-Code und für den Empfangsschein sind ab Seite 17 Muster der Zahlteile mit Empfangsschein in den gängigsten Anwendungsvarianten abgebildet (vgl. Link).

Bis zur Einstellung der gängigen Einzahlungsscheine können Firmen frei entscheiden, ob sie als Rechnungssteller die QR-Rechnung einführen wollen oder nicht. Ist die Infrastruktur erst einmal angepasst, verläuft der ganze Fakturierungs- und Zahlungsprozess deutlich effizienter, und die Vorteile der erweiterten Cash-Management-Optionen kommen zum Tragen.

Schnelle Lösung für KMU

Die QR-Rechnung betrifft alle Firmen, staatliche Einrichtungen und Nonprofitorganisationen sowie alle Konsumentinnen und Konsumenten. Es ist dem Finanzplatz Schweiz deshalb wichtig, die Einführung verantwortungsbewusst zu gestalten und allen Marktteilnehmern genügend Zeit für die Umstellung zu geben.

Neben den Firmen und Softwareunternehmen werden in den kommenden Monaten auch alle Banken ihre Kundenschnittstellen an die QR-Rechnung anpassen, also ihre Annahmestellen umrüsten sowie ihre Infrastrukturen für das M- und E-Banking aktualisieren. KMU und Privatkunden können ab dem 30. Juni 2020 ihre Zahlungen digital über das Smartphone in Verbindung mit ihren gewohnten Bankanwendungen abwickeln. Die höhere Automatisierung führt zu weniger fehlerhaften Überweisungen. Für Firmen, die ihre Fakturierung manuell erledigen, werden Marktlösungen eingeführt, mit denen QR-Rechnungen online erstellt und über den Drucker auf perforiertes, weisses Papier gedruckt werden können.

Die digitale Zukunft

Mit der Harmonisierung des Zahlungsverkehrs legt der Finanzplatz Schweiz unter tatkräftiger Unterstützung der Schweizer Wirtschaft und Gesellschaft den Grundstein für nahtlos digitale Finanzabläufe. Dabei schlägt die QR-Rechnung eine wichtige Brücke zwischen der digitalen und papierbasierten Welt. Einen Schritt weiter geht E-Bill. Mit der neuen Infrastruktur für elektronische Rechnungen wird ein nahtlos digitales Zahlungserlebnis geschaffen. Sie wird bis Ende Jahr von allen Banken unterstützt und konsequent auf dem neusten Stand der Technologie weiterentwickelt. QR-Rechnung und E-Bill sind Schweizer Innovationen und bieten den hiesigen Akteuren eine einmalige Plattform für die Entwicklung und Lancierung eigener innovativer Dienstleistungen.

Maya M. Bertossa,

Projektleiterin Kommunikation

PaymentStandards.ch

www.paymentstandards.ch

HOHE ERWARTUNGEN

Viel Rückhalt im Markt

Die QR-Rechnung löst den vor über 100 Jahren eingeführten Einzahlungsschein ab. Die Erwartungen sind entsprechend hoch. Um allen Anforderungen gerecht zu werden, hat der Finanzplatz Schweiz im letzten Herbst ein Konsultationsverfahren durchgeführt und die Meinung von Vertretern aller Marktteilnehmer eingeholt, was sehr begrüsst wurde. Mit Firmenkunden, die entweder grosse Rechnungsempfänger sind oder einen hohen Rechnungsausstoss haben, wurden Workshops bzw. qualitative Gespräche geführt, und Privatkunden haben sich in einem Nutzertest mit der QR-Rechnung auseinandergesetzt. Aufgrund der Rückmeldungen hat der Finanzplatz entschieden, einige Vorschläge anzunehmen, darunter die Perforationspflicht für papierbasierte Zahlungen und die Einführung des Empfangsscheins. Die QR-Rechnung ist damit nicht nur ein digitaler Fortschritt, sie wird auch von denjenigen Rechnungsempfängern akzeptiert, die am Postschalter oder auf dem Postweg zahlen wollen.