Publiziert am: Freitag, 9. Mai 2014

Was brauchen Schweizer KMU?

ERP-SYSTEME – Wechselndes Geschäftsumfeld und wachsende Mobilität: Für die Zukunft braucht es nicht primär neue, teure ­Systeme, sondern vielmehr eine Weiterentwicklung bewährter Lösungen.

Fragen wir heute Unternehmen, was ihnen am meisten Sorgen bereitet, sind es Veränderungen im Markt, auf die man nicht rechtzeitig reagieren kann. Dass etablierte Produkte von neuen innovativen Technologien und Verfahren verdrängt und Produkt-Lebenszyklen immer kürzer werden, daran haben wir uns bereits gewöhnt. Doch mittlerweile entstehen und verschwinden ganze Produkt­linien und Märkte rasend schnell. Das Schlagwort dafür heisst: «Disruptive Technologies» und bedeutet, dass eine bestehende Technologie, ein bestehendes Produkt oder eine bestehende Dienstleistung durch eine Innovation praktisch über Nacht vollständig verdrängt wird.

Beispiele dafür gibt es viele: So schaffte es Apple mit ihrem iTunes Store, die Art und Weise, wie wir Musik konsumieren, komplett zu verändern und die gesamte Musikindustrie auf den Kopf zu stellen. Ebenso hat das Unternehmen mit ihren Apps dafür gesorgt, dass wir heute Medien auf dem Smartphone oder Tablet konsumieren und auf Fahrpläne, Weg­beschreibungen, Restaurantsführer oder Fitnessprogramme mobil von unterwegs zugreifen. Solche Unternehmen revolutionieren nicht nur den Handel, sondern tragen massgeblich zu einem geänderten Kaufverhalten bei.

Ein anderes eindrückliches Beispiel ist dasjenige von Amazon. Das Unternehmen hat mit seinem Onlinehandel innert kürzester Zeit nicht nur den Buchhandel revolutioniert, sondern massgeblich zu einem geänderten Kaufverhalten beigetragen. Dies bekommen auch KMU zu spüren, welche ihre Marketing- und Vertriebsprozesse auf die steigende Erwartung der Kunden ausrichten müssen. Aufgrund der hohen Transparenz werden Angebot und Preis vergleichbar – die Kundenbindung und Kundentreue nimmt ab, wodurch der Druck auf die Anbieter steigt. Was folgt, ist ein Paradigmenwechsel.

Das Business entscheidet

Mit dieser Entwicklung hat sich auch die generelle Sicht auf die IT verändert. Wurden IT-Projekte lange Zeit primär aus technischer Sicht vorangetrieben, stehen heute praktisch ausschliesslich betriebswirtschaftliche Überlegungen im Vordergrund. Ebenfalls gewinnt die Thematik «User Centric» immer mehr an Bedeutung.

«Gefragt sind 
Weiterentwicklungen bewährter Softwarelösungen.»

Der einzelne Mitarbeitende und seine Daten- und Informationsbedürfnisse rücken in den Mittelpunkt, was durch die rasante Verbreitung mobiler, digitaler Endgeräte zusätzlich verstärkt wird.

Viele Unternehmen sind aufgrund dieser spürbaren Verschiebungen im Markt und des steigenden Drucks deshalb bereit, ihre Systeme an die neuen Anforderungen anzupassen. Doch sie wollen nicht per se in ein neues, teures Produkt investieren, sondern ihr bestehendes System punktuell und sinnvoll ergänzen. Gefragt sind evolutionäre Weiterentwicklungen bewährter Software­lösungen, welche eine erhöhte Mobilität ermöglichen und somit auf einen sicheren internen und externen Zugriff auf Daten und Systemteile gewähren müssen. Nur so können Arbeitsprozesse ohne Medienbrüche effizienter organisiert werden. Des Weiteren sind durchgängige Prozesse sowie der Datenaustausch mit Apps und Web-Anwendungen nötig. Auch im Zentrum stehen tiefere Kosten und hohe Sicherheit: Evolutionäre Systeme sind so aufgesetzt, dass die Funktionalitäten und die Unternehmensdaten zentral auf der Server-Infrastruktur verwaltet werden. Diese zentrale Installation senkt die Kosten und steigert die Sicherheit beim Einsatz mobiler Systeme.

Die Zeit ist reif

Moderne Systeme müssen also so ausgerichtet sein, dass sie nahtlos mit mobilen Geräten kommunizieren und neue Prozesse als flexible Einheiten abbilden. Dies sind beispielsweise Employee Self Services; Anwendungen, die aufzeigen, wo evolutionäre Systeme ansetzen. Die Möglichkeiten, die Personal­administration durch effiziente Online-Services zu vereinfachen, sind heute mannigfaltig. Beispiel Ferienplanung: Der Mitarbeitende erfasst die gewünschten Ferien direkt in der App auf seinem Handy, welches an das Absenzmanagement seines Arbeitgebers gekoppelt ist. Der Vorgesetzte erhält danach eine Aufforderung zur Freigabe und kann die beantragten Ferien genehmigen. Im Anschluss daran erfolgt die elektronisch konsolidierte und automatisierte Rückmeldung an die Personalabteilung. Allen Beteiligten steht jederzeit die Übersicht über dem aktuellen Feriensaldo zur Verfügung.

Dasselbe gilt für Finanzreports: Sie müssen jederzeit abrufbar sein. ­Gerade in der finanziellen Führung eines Unternehmens ist das Bedürfnis nach aktuellen Zahlen in den letzten Jahren stark angestiegen. Evolutionäre Systeme ermöglichen, via App jederzeit mobil und sicher auf wichtige Reports und Zahlen von unterwegs zuzugreifen und in der gewünschten Form stufengerecht dargestellt zu erhalten.

«Evolutionäre Systeme bilden das wichtigste Fundament.»

Auch im Bereich der Warenwirtschaft lässt sich Effizient mit modernen Softwares der Inventurprozesse ohne Medienbrüche umsetzen. Anstelle eines Papierausdrucks der Inventarliste kann der Mitarbeitende die Lagerpositionen direkt in der App, zum Beispiel mit einem angeschlossenen Barcodeleser, erfassen. Dies spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern verhindert Fehleingaben beim Übertragen ins System.

Evolutionäre Systeme haben die erforderliche Maturität und die Marktreife erreicht. Sie bilden das Fundament, um wirtschaftlicher zu arbeiten und auf schnell ändernde Marktbedürfnisse reagieren zu können. Allerdings sind diese modernen Systeme auch nur so gut, wie es dem jeweiligen Partner gelingt, diese auf die Bedürfnisse des Unternehmens auszurichten und anzupassen. Bei Unternehmen mit hohen und vielfältigen Anforderungen an die Branchenspezifika ist es deshalb sinnvoll, einen Branchenspezialisten mit der Individualisierung der Software zu beauftragen.

Heutige, starre ERP-Systeme verlieren also immer mehr ihren Nymbus und machen evolutionären Systemen Platz, die eine einfache Prozessin­tegration von Drittanwendungen ermöglichen und erlauben, immer mehr Teilprozesse nach aussen zu verlagern. Die IT mit ihren Systemen wird zum «Business Enabler», die sich leicht den Bedürfnissen des Unternehmens anpassen lässt. Nun sind also die Unternehmen gefordert, zu überprüfen und zu entscheiden, ob ihr kompetitives Umfeld es zulässt, in Sachen Software den Status quo zu wahren oder ihre IT-Systeme für die Anforderungen der Zukunft fit zu machen.

Jahrelanges Vorausplanen 
ist unmöglich

Fazit: Geschäftsprozesse lassen sich heute nicht mehr über Jahre festlegen. Dies bedeutet, dass sich die IT-Systeme in Zukunft viel schneller anpassen lassen müssen, um auf den permanenten Wandel zu reagieren oder Marktveränderungen sogar voranzutreiben. Bei solchen evolutionären Systemen bilden das Know-how der Mitarbeitenden im Umgang mit der Software, die bestehende Funktionalität und die vorhandenen Unternehmensdaten das Fundament, um Prozesse flexibel und mobil zu erweitern. Unternehmen, welche die Zukunft ihrer Systeme in die Hand nehmen möchten, empfiehlt es sich deshalb, darauf zu achten, dass diese dem evolutionären Ansatz gerecht werden.

Walter Kaufmann, Head of Business Management, Sage Schweiz AG