Publiziert am: 09.12.2016

Weniger Aufwand dank Digitalisierung

Swissdec – Die Suva ist überzeugt vom Vorteil des digitalen Austauschs von Lohndaten. Mit Swissdec-zertifizierten Lohnbuchhaltungsprogrammen lassen sich Lohndaten effizient und sicher verarbeiten und übermitteln. Das nützt den Betrieben und der Suva.

Bahntickets auf dem Smartphone bestellen, einkaufen im Internet oder Zeitung lesen auf dem Tablet – die digitale Transformation beeinflusst unseren Alltag. Diese veränderten Kundenbedürfnisse verlangen von den Unternehmen eine angemessene Reaktion. Neue technische und organisatorische Anforderungen müssen sie erfüllen. Diesen Herausforderungen muss sich die Suva genauso wie ihre Kundinnen und Kunden stellen. Aber die Digitalisierung fordert nicht nur. «Sie bietet Chancen. Diese gilt es zu nutzen», sagt Felix Weber. «Mit der Digitalisierung lässt sich Mehrwert erzielen.» Für die Suva. Für ihre Kunden. Insbesondere bringt die Digitalisierung die Möglichkeit neuer Zusammenarbeitsmodelle. Eine solche Lösung, welche das Potenzial der Digitalisierung nutzt, ist Swissdec.

Aufgabe und Vorteil

Als Unfallversicherer ist die Suva auf die Daten der versicherten Betriebe angewiesen. Für fast 2 Millionen Angestellte in 127 000 Unternehmen in der Schweiz bietet die Suva Versicherungsschutz gegen Unfälle und Berufskrankheiten. Sie macht Prävention, und im Schadenfall engagiert sie sich für die Rehabilitation, sie zahlt Heilkosten, Taggelder oder Renten. Für die Berechnung der Prämien benötigt die Suva die Lohnsumme der versicherten Betriebe. Schon früh hat die Suva die Möglichkeiten der Digitalisierung in diesem Bereich erkannt. Vor knapp zehn Jahren war sie denn auch bei den Gründungsmitgliedern des Vereins Swissdec. Mit der Gründung des gewinnbringenden, aber nicht gewinnorientierten Vereins 2007 wollten die Schweizerische Steuerkonferenz (Vereinigung der kantonalen Steuerbehörden), der Schweizerische Versicherungsverband (SVV), die Ausgleichskassen, die Suva und das Bundesamt für Statistik den Datenaustausch zwischen Unternehmen und Behörden bzw. Versicherungen vereinfachen. Der notwendige Datentransfer sollte mit den Möglichkeiten der Digitalisierung optimiert werden. Das heisst vor allem: Der Aufwand soll merklich sinken und Effizienzgewinne bringen. Felix Weber sagt: «Davon kann die Suva profitieren, aber gerade auch für die bei ihr versicherten Betriebe bringt dies Vorteile.»

Vorteil digital

Eine Swissdec-zertifizierte Lohnbuchhaltung zeigt, wie Digitalisierung sinnvoll umgesetzt wird. «Digitalisierung darf kein Selbstzweck sein,» sagt Felix Weber. «Sie soll vielmehr einen Prozess vereinfachen, zum Nutzen aller Beteiligten.» Eine Swissdec-zertifizierte Lösung bietet genau diesen Mehrwert. Hier sorgt Digitalisierung dafür, dass ein Betrieb die Lohndaten nur einmal pflegen muss. Das System übernimmt anschliessend. Mit einem einfachen Knopfdruck können den Empfängern, wie zum Beispiel der Suva, die für sie bestimmten Daten übermittelt werden.

Win-win-Situation

Eine Swissdec-zertifizierte Lohnbuchhaltung bietet eine klassische Win-win-Situation. Sowohl für den Betrieb wie auch für die Suva ermöglicht sie eine effizientere Verarbeitung der Lohndaten. Ausserdem garantiert sie beste Standards bezüglich Verarbeitungssicherheit: Datenschutz geniesst bei Swissdec höchste Priorität. Swissdec unterzieht sich der strengen Zertifizierung durch die SQS – Datenschutzgütesiegel Goodpriv@cy und VDSZ. Bei der Übermittlung werden die Daten mehrfach verschlüsselt an die Empfänger, wie beispielsweise die Suva, übermittelt. Der Datentransfer wie auch die Aufteilung für die einzelnen Empfänger ist sicher. Die Informationen gelangen nur an den gewünschten Empfänger. Und diese Lösung hat noch einen weiteren nicht zu unterschätzenden Vorteil für alle Beteiligten: Weil die Daten nur einmal im System erfasst werden müssen, verringert sich die Gefahr eines Fehlers deutlich, sowohl beim Betrieb wie auch beispielsweise bei der Suva. Felix Weber: «Für die Suva waren dies die entscheidenden Gründe, bei Swissdec mitzuwirken. Sie kann selbst davon profitieren, und sie kann für ihre Kundinnen und Kunden eine zeitgemässe Leistung erbringen.» Deswegen nutzt die Suva diese Möglichkeit nicht nur, sondern sie engagiert sich auch im Verein, um diese zertifizierten Lohnbuchhaltungsprogramme weiter zu fördern. Denn gerade für kleinere und mittlere Betriebe sind die Fragestellungen der Digitalisierung nicht immer einfach zu beantworten. Doch genau an diese richtet sich Swissdec. KMU können davon profitieren. Und zahlreiche Kunden der Suva gehören hierzu. Felix Weber ist überzeugt, «neben der Effizienzsteigerung und der damit verbundenen Kostenersparnis ist diese Lösung vor allem eines: einfach. Sie senkt den administrativen Aufwand für den Betrieb.»

Die Chancen nutzen

Die Suva ist überzeugt, von Swissdec-zertifizierten Lohnprogrammen. Noch ist das Potenzial nicht ausgeschöpft. «Die Suva wird diese Lösung weiter vorantreiben», so Felix Weber. Denn sie sieht sich hier auch in der Verantwortung. In der aktuellen Wirtschaftslage ist der Werkplatz Schweiz gefordert. Der starke Franken stellt die exportorientierten Produktionsbetriebe vor grosse Herausforderungen. Die Suva leistet ihren Beitrag zu guten Rahmenbedingungen für die Betriebe. Mit fairen Prämien hält sie die Belastung möglichst tief. Genauso gehört zu guten Rahmenbedingungen, den administrativen Aufwand zu reduzieren. Mit Lösungen wie Swissdec-zertifizierten Programmen gelingt dies erfolgreich.

Ein Verein 
mit Mehrwert

Swissdec ist ein nicht gewinnorientierter Verein und gleichzeitig ein Qualitätsstandard für Lohnbuchhaltungsprogramme. Zu den Mitgliedern gehören neben dem Bundesamt für Statistik auch die AHV/IV, der Schweizerische Versicherungsverband (SVV) und die Schweizerische Steuerkonferenz. Auch die Unfallversicherung Suva gehört dem Verein an und führt seine Geschäftsstelle. Die Zah-
len von Swissdec zeigen die Akzeptanz der digitalen Lösung. Immer mehr Betriebe setzen auf die digitale Übermittlung. Nutzten im ersten Halbjahr 2014 noch 5400 Betriebe eine Swissdec-zertifizierte Software, um die Quellensteuer zu melden waren es ein Jahr später bereits 15 000. Auch erfolgten vom 1. April 2015 bis Ende März 2016 bereits 85 000 Lohnmeldungen mit einer zertifizierten Lösung. In der Vergleichsperiode im Vorjahr fiel diese Zahl 
mit 65 000 noch deutlich tiefer aus.

Die digitalen Möglichkeiten

Neben Swissdec-zertifizierten Lohnprogrammen nutzt die Suva die Möglichkeiten der Digitalisierung auch anderweitig, beispielsweise bei der Rechnungsverarbeitung. Schon heute empfängt die Suva sämtliche Rechnungen der Leistungserbringer elektronisch. Und auch mit ihren Kundinnen und Kunden ist die Suva bestrebt, die Möglichkeiten der Digitalisierung für den gemeinsamen Mehrwert einzusetzen. Verschiedene E-Services stehen Betrieben zur Verfügung, um einfach und jederzeit mit der Suva zu kommunizieren oder Daten auszutauschen. Schadenmeldungen können mit einem Klick an die Suva übermittelt werden. Dazu stellt die Suva kostenlos Software zur Verfügung. Die Suva unterscheidet dabei nach Betrieben, die weniger respektive mehr als 15 Unfälle pro Jahr melden. So können die Betriebe eine Anwendung nutzen, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Auch bietet die Suva mit dem Schadennummer-Service die Möglichkeit, rund um die Uhr Auskunft über den Schadenfall zu erhalten. Mit diesem können beispielsweise einfach Informationen über die Anerkennung eines Falls abgerufen werden.

Praxisänderung bei der Lohndeklaration

Zügig wünschen sich viele Betriebe die definitive Prämienrechnung für das abgelaufene Jahr. Der Jahresabschluss ist so früher erstellt, und Umbuchungen werden vermieden. Die Suva kommt diesem Wunsch entgegen und erstellt täglich Abrechnungen für die definitiven Prämien 2016. Die Betriebe müssen ihre Lohnsummen bis spätestens Ende Januar 2017 der Suva übermitteln. Erfolgt die Lohmeldung nicht, wird die Einschätzung der Lohnsummen neu früher gemacht als in vergangenen Jahren.