Publiziert am: Freitag, 7. April 2017

Cash Management 
automatisieren: Mit EBICS und ISO 20022

KMU & FINANZEN

 

Viele Schweizer KMU arbeiten in ihren Buchhaltungsabteilungen ohne durchgängig system-unterstützte Prozesse. Hier liegt Verbesserungspotenzial! EBICS und ISO 20022 ermöglichen, diese Tätigkeiten ohne Medienbrüche effizienter zu gestalten und gleichzeitig das Fehlerrisiko zu reduzieren.

So sieht es heute in vielen KMU aus: Lieferantenrechnungen werden physisch kontiert, von Hand in der Buchhaltungssoftware verbucht und gelocht im Bundesordner abgelegt. Bankbelege werden in ausgedruckter Form weiterverarbeitet, Kontoauszüge abpunktiert, Mahnlisten und Liquiditätsübersichten manuell bewirtschaftet. Das lässt sich vereinfachen.

EBICS und ISO 20022 sind im Verbund die Grundlage für Digitalisierungsvorhaben bei Buchhaltungs- und Cash-Management-Prozessen. EBICS ist ein Standard für den automatisierten Austausch von sensitiven Bankdaten zwischen Unternehmen und Geschäftsbanken. Mit ISO 20022 werden die Bankdaten zudem mit Informationen erweitert, damit Automatisierungen in den Kreditoren-, Debitoren-, Lohnprozessen und der Liquiditätsplanung einfacher werden.

Was lässt sich damit alles automatisieren?

Das Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) eines Unternehmens verbindet sich mit allen involvierten Banken und holt über den gesicherten EBICS-Kanal sämtliche für die Buchhaltung relevanten Bankdaten und Kontoauszüge ab. Das kann zeitgesteuert erfolgen, ohne manuelles Login bei den einzelnen Finanzinstituten. Die Daten werden anschliessend automatisiert ins Debitorenmodul des ERP eingelesen und mit den offenen Posten abgeglichen. Alle übereinstimmenden Fälle werden eigenständig durch die Software vorgebucht beziehungsweise je nach Automatisierungsgrad der Software-Lösung sogar direkt verbucht. Die übrigen Positionen erhält der Nutzer zur Überprüfung.

Dank ISO 20022 können weit mehr als nur die ESR-Eingänge automatisiert werden. Jede Zahlung enthält neu eine End-to-End-Referenz, die vom Zahlungspflichtigen bis zum Zahlungsempfänger weitergereicht wird. Daneben können aus den Bankdaten die Kontosaldi ausgelesen und lesbar dargestellt werden. So besitzt die Buchhaltung jeweils eine aktuelle Liquiditätsübersicht ohne manuelles Abtippen der Saldi von den Bankauszügen. Weiter können die verbuchten Bankbelege elektronisch in ein e-Archiv abgelegt werden. Heutige Archiv-Lösungen sind revisionskonform und besitzen Masken für die effiziente Suche von Dokumenten. Kreditoren und auch Lohnzahlungen werden zudem direkt aus dem jeweiligen Nebenbuch der Bank zur Ausführung eingeliefert. Es bietet sich weiter eine Vielzahl von zusätzlichen Optimierungen innerhalb der erwähnten Prozessschritte. Voraussetzung für diese Vereinfachung ist ein ERP mit entsprechenden Schnittstellen und Funktionen. Unverzichtbar ist auch der Wille des Unternehmers, die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen.

Wie geht der erste Schritt? Sprechen Sie mit Ihrer Bank! Die Luzerner Kantonalbank zum Beispiel analysiert bei Schweizer KMU mit ihrem Beratungsansatz «LUKB Cash Management Check» das Cash Management und zeigt Optimierungsmöglichkeiten auf. Daneben unterstützt die LUKB ihre Kunden aktiv beim Realisieren dieser Potenziale. EBICS und ISO 20022 sind bei der LUKB kostenlos verfügbar.