Personalplanung ist eine Sache für sich. Oft schwankt die Auslastung der Mitarbeitenden enorm. Es muss mit vorhergesehenen und unvorhergesehenen Situationen umgegangen werden und der Umsatz dann gemacht werden, wenn die Nachfrage da ist. Es erscheint fast unmöglich, die Planung so zu perfektionieren, dass jeweils genügend Mitarbeitende zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Im Jahr 2013 fehlten Mitarbeitende in der Schweiz im Schnitt sieben Tage. Dazu kamen Ferien und Feiertage. Personal auf Vorrat einzustellen, ist aber aus Kostengründen keine Option. Der plötzliche Personalbedarf lauert jedoch an jeder Ecke: Im Restaurant mit Gartenwirtschaft herrscht bei schönem Wetter Hochbetrieb, im Kleidergeschäft kurbelt ein regnerischer Samstag den Umsatz an, oder nach dem Büroumzug hat keiner Zeit, alles wieder einzuräumen, weil das Geschäft schon weiterlaufen sollte. Im Detailhandel macht das Weihnachtsgeschäft je nach Sektor bis zu 25% des Jahresumsatzes aus – entsprechend muss das Personal um diese Zeit aufgestockt werden. Und warum werden beispielsweise in Garagen hochqualifizierte Fachkräfte eingesetzt, um Autos zu waschen und hin- und herzufahren?

Die neue Lösung heisst Just-in-Time-Personalmanagement. Mit einer möglichst perfekten Personalauslastung kann das Verhältnis von Personalaufwand zu Umsatz um bis zu 35 Prozent verbessert werden. Dies bedeutet natürlich nicht, dass das Kernteam ersetzbar wäre. Es kennt die Werte des Unternehmens und dessen Prozesse. Jedoch bietet es sich in vielen Fällen an, das bestehende Team kurzzeitig aufzustocken. Hier lohnt sich Outsourcing, da gerade die Rekrutierung und Administration für kurzfristige Einsätze am meisten kostet.

Algorithmen richtenes

Wie so oft findet man den Schlüssel zur Just-in-Time-Lösung auch im Bereich Personalmanagement bei der Technologie im Web 2.0. Algorithmen sind die Zauberformel und vereinen die Bedürfnisse von Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Dabei kann auf diverse Variablen, wie etwa den Ort und die Dauer des Einsatzes, Rücksicht genommen werden. Dabei funktioniert die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer in Echtzeit: In der Regel ist innert vier Stunden via Web-, SMS-Dienst und Mobile-Applikation der benötigte Mitarbeitende rekrutiert, die Bedingungen unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und allfälliger Gesamtarbeitsverträge sind vereinbart und der Mitarbeitende steht einsatzbereit vor Ort. Da sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer nach jedem Einsatz gegenseitig beurteilen müssen, haben schwarze Schafe auf beiden Seiten keine Chance.

Fokussierung auf die ­Kernkompetenzen

Der Vorteil: Fixkosten können reduziert und die Flexibilität massiv erhöht werden. Aufgaben, die nicht in den Kompetenzbereich eines Mitarbeitenden gehören und diesen von den zentralen Arbeiten abhalten, können als Stunden- oder Tagesjob an eine andere Kraft delegiert werden, die an solchen Einsätzen interessiert ist. Arbeiten, welche die spezialisierten Fachkräfte vom Tagesgeschäft ablenken, wie beispielsweise die Inventur, Botengänge oder Dinge wie etwa Möbel aufzubauen, alles Tätigkeiten die gut delegiert werden können, weil sie kein spezielles Wissen voraussetzen – das Kernteam jedoch zusätzlich belasten. Damit nutzt der fest angestellte Mitarbeitende seine Arbeitszeit optimal und die Kompetenzen werden dort eingesetzt, wo sie am meisten Ertrag bringen.

Viktor Calabrò

CEO Staff Finder AG

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www.staff-finder.ch